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CLAVE:PROCURADURIA GENERAL DELA REPUBLICA”"¡de deLºgísticaNE-UL-ºl:szrmzz:xaº:zzz:;zamzz[ LA R PUBLICANORMAS ESPECÍFICAS PARA EL USO yCONTROL DE LA FLOTA VEHICULAR DELAPROCURADURÍAGENERAL DE LAREPÚBLICAni mie:aUnidad dede Emisión:25]ulíu 201 7
CLA VE:”E'UL'º1PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA”¡lidad deLº.9¡5f¡ ºSSÍII¿ ?EEÍ) ISZ E 'IÁ%ZJIEIL GENEIML DE LA REPUBLICAINDICEPág.1.OB]E TI VO3II.BASE LEGAL3III,ALCANCE3IV.ASPECTOS NORMA TIVOS3V.DISPOSICIONES GENERALES8VI.MODIFICACIONES Y VIGENCIA9VII.ANEXOS1OFecha de Emisión:25]uliu2017Número de Revisión: 2Página2 de 10
CLA VE:!.PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA”º'”L'º1Unidad de LogísticaB'Si' 'áfffi521553f¡ 223 li% ”ll iOB]E TIVOEstablecer mecanismos de control sobre elusooperatividaduso,de la flota[I.vehicular,suóptimode los vehículosasignados,conelpropósitode garantizar laresguardo y protección de dichos bienes.BASE LEGALa)Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República en el Art 48, "La Unidad de Logistica tienepor función planificar, coordinar y facilitar la prestación de servicios necesarios para el desarrollo yfuncionamiento de las dependencias de la Procuraduría, referidas al mantenimiento de bienes muebles einmuebles, transporte; y la administración de la prestación de servicios de seguridad, archivo general to parad)Reglamentoe)Formatos del Sistema de Gestión de la CalidadIII.Esaplicable,IV.1.)de las Normas Técnicas de Control InternoEspecificosde la Procuraduría General de laControlar el Uso de los Vehículos Nacionales de la Corte de Cuentas de laRepública.General de Transito y Seguridad Vial.ALCANCEalasOficinas dela Procuraduría General delaRepública.ASPECTOS NORMA TIVOSRESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE LOGISTICA.1.1) CoordinacióndeLogísticaa) Solicitar ala Unidad de Adquisicionesy Contrataciones Institucional (UAC!) la contratación de los serviciosde mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos los materiales y/orepuestos, previa solicitud deasignación del presupuesto correspondiente porla Unidad Financiera Institucional.b)La Coordinación de la Unidad decontratación de laspólizaspermanente. El EncargadoLogistica Institucional solicitará a la UAC], los trámites necesarios, para lade seguros de los vehiculos y motocicletas, quien deberá mantenerlas en vigenciade Transporte en su carácter de Administrador de Contrato de lapóliza deberágestionar el pago de daños o pérdidas que deba cubrir la compañia aseguradora.Fecha de Emisión:25]ulio 201 7Número de Revisión: 2Página3 de 10
CLA VE:NE-"L-ºlPROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICAUnidad deLºgísticaNanmscspmnms PARA EL uso ytnN1'lml.De un FLDTA VL'MlEIILAR nem PROCURADURIAmmm uE LA atruuumc) Autorizar todas las reparaciones de los vehículos, previa recomendación y validación del Encargado deTransporte, sobre la naturaleza de las reparaciones ofallas del vehículo, cuando se acuda a talleres con los quesetiene contratación0cuandoseanecesario acudiratalleresconlos cualesno setiene contratación demantenimientos.d) Iniciar el expediente de responsabilidades, en contra del funcionario que se señale como infractor dedisposiciones de estas normas y efectuar los trámites correspondientes ante la Comisión de DeducciónResponsabilidades y/o demás Instancias pertinentes.1.2) Encargadodel Área delasdeTransportey presenta en el mes de octubre de cada año, el Plan Anual de Mantenimiento Preventivo yCorrectivo de vehículos y motocicletas, a la Coordinación de Logística para el visto bueno, para presentarlo ala Coordinación GeneralAdministrativa para revisióny aprobación.a] ElaboraRecibe las solicitudes mediante nota escrita de mantenimiento preventivo y correctivo para cada vehículoutilizando el FOLO 08, proporcionando respuesta al solicitante en el término de dos días contados a partir deb)recibido la solicitud.c) Supervisar que los trabajos de servicio automotriz se realicen cumpliendo los procedimientos técnicos conmejor eficienciay economía posible para conservación, mantenimientoy reparación de laflota vehicular.laLlevar controles mensuales de los vehículos que se encuentran en servicio, indicando los que estén fuera desus causas, para lo cual recibirá de los Procuradores Auxiliares la información del estado y uso de losvehículos, en el cual se hará constar las situaciones de negligencia o mal uso de la flota vehicular, debiendod)servicio yinformarloala Coordinación deLogistica Institucionaly ala Comisión de Deducción deResponsabilidades.e) Verificar que los vehículos propiedad de la PGR porten el emblema oficial de la Institución,De Inventario asignado, en lugary tamaño adecuados para su fácil identificación.asicomoel No.un expediente por cada una de los vehículos, el cual deberá contener los documentos siguientes:deCirculación,refrendas, seguro, bitácora de mantenimientos, bitácora de recorrido, resguardo, datosTarjetadel usuario, identificación, condiciones fisicas y mecánicas y demás datos importantes que identifiquenclaramente el estado general del mismo.¡)Elaborary) Llevar por cada unidad vehicular, el registro de los servicios de mantenimientos preventivos y correctivos,de fallas mecánicas que se le realicen, incluyendo la frecuencia de dichos servicios, con la descripción y costosde las reparaciones (FOL0—08). Asimismo, deberá elaborar un informe trimestral del mantenimiento de losvehiculos, que enviará a la Coordinación de Logística Institucionaly a la Coordinación General Administrativa.Realizar semestralmente el levantamiento del inventario físico de la flota vehicular de acuerdopreviamente definido, en coordinación con la Unidad de Control de Bienes Institucionales.h)i] Tramitar la documentación necesaria pararefrendas, impuestos, pólizas de seguro, etc.]la circulación de los vehiculos]) Controlar y actualizar los registros correspondientesresguardos de los vehículos asignados a los funcionarios.Fecha de Emisión: 25]ulio 201 7Número de Revisión: 2(placas, tarjetade los movimientos de alta,Páginabaja4 de 10dea unsistemacirculación,y cambio de
CLA VE:”E'”L'ºlPROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICAUnidad deLogísticaNa smmnmp m. rcaN1notnc LA nor/ VEHICULAR DE LA mocumnunmGENEn/u. DE LA ncrunumk) SupervisaalEncargadodeProgramaciónde Rutas y alFlota Vehicular.¡)Coordina elm)trabajode los motoristas que tieneConciliar semestralmentevehicular, remitiendoinformeconaa suEncargadode Abastecimiento de Combustible de lacargo.el/la Encargado/a de Activo FijoLogística y esta a lala Coordinación deel inventario y ubicación de la flotaCoordinación General Administrativa.Cada inicio de año solicitarán)a los motoristascopia de sus respectivas licencias de conducir vigentes, asilas Coordinaciones y Procuradores Auxiliares el nombre del personal autorizadoparala copia de su Licencia de Conducir vigente.mismo solicitaráconducirconaEl encargado de transporte tendrá la obligación de almacenarlos materiales de desecho,productode las reparaciones y sustituciones tales como: baterías, llantas, aceite reciclado,repuestos, etc., loscuales pondrá a disposición de la Comisión de Descarga, quien le indicará ellugar de resguardo;simultáneamente presentará a esta Comisión, el listado de necesidades de su área, cona laii)Coordinación dela permutaconLogística; dicho proceso lo ejecutará en un lapsola previa aprobación de la Comisión de Descarga.ASIGNACIÓN2.)copiamáximo de tres meses, realizándoseYRESGUARDOa la Unidad deLogística Institucional, a través del Área de Transporte, ser la responsable de laadministración y control de los vehículos y motocicletas pertenecientes a la institución o que se le brinden encomodato.0] Correspondeb)Elresponsable de Programación de Rutas de los vehículos y motoristas, bajo la supervisión del EncargadoTransporte, recibirá las solicitudes de transporte y hará diariamente la asignación de los vehículosdirectamente a los motoristas y empleados conductores de otras Unidades Organizativas, previarecepción desolicitud, segúnformato FOL0-06 Solicitud de Servicio de Transportedec)La salida del vehiculo esta sujeta a la verificación de que todo motorista o conductor del vehículorespectivo,deberá portar su Licencia de Conducir pertinente, Tarjeta de Circulación del vehículo,tarjeta del Seguro,vigentes, herramientas y llanta de repuesto y previamente registrado como motorista autorizado previapresentaciónd)deEl motoristasuolicencia de conducir.empleadoaquien sele asigneunvehículo deberá contarconlacorrespondiente autorizaciónpara su uso, ya sea en horas y días hábiles como no hábiles, utilizando el FOL0 07 Control de Recorrido deMisión Oficial y FOLO-13 Formulario "Control de Misiones Oficiales para días y horas no hábiles", estadeberá ser firmada por el Encargado de Transporte para la flota vehicular de San Salvador 0 en sudefecto porel Coordinador de la Unidad, en las Procuraduría Auxiliares será firmada por el Procurador Auxiliarrespectivo.e) Cuando setiempo parautilizandoentrate de misionesoficiales que deban desarrollarse en el radio urbanoy no requiera de muchode!mismo, no será necesaria la correspondiente autorización por escrito,cumplimientoeste caso el POLO-07 Control de Recorrido de Misión Oficial.elAI regreso el Responsable dereciba en las condiciones que se])uso.EncasodeFecha de Emisión:Programación de Ruta 0 persona delegada deberá verificar que la unidad seentregó, quien deberá tomar en cuenta, el desgaste norma! del vehículo por elexistir faltantes de herramientas, accesorios, refacciones o documentación, asi comogolpes y25]ulio 201 7Número de Revisión: 2Página5 de 10
CLAVE:”E'”L'ºíPROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICAUn ¡ dad deLogísticaNDRMMFJPI!CIHEAJPAM EL uso ¡( connmtDE M nom VEHICULAR DE un PnacmummmGENERAL DELA REPUBleal motoristadesperfectos imputablesyremitiráseaoempleado, al momento de hacer entrega del vehiculo, seResponsabilidades, si fuese procedente,g] E1Encargado de Transporte verificará que toda laflotalaboral en el lugar que corresponde, excepto aquellos quecumplimiento de la misión oficial asignada.h) Excepcionalmenteenvehicular esteconresguardada alfinalla debida autorizacióndecadajornadase encuentrenaúnenelespecif1cas aprobadas por el Encargado de Transporte en coordinacióndel servicio se podrá autorizar el resguardo del vehículo fuera de las instalaciones decircunstanciasla Unidad solicitanteconlevantará actala Comisión de Deducción dela Institución.3.) SUMINISTRO DE COMBUSTIBLEEl/la Encargado/ade Control de Combustible de la Unidad deLogística Institucional, mensualmente o segúnprevia liquidación de los cuponesconvenga entregara cupones de gasolina al Encargado de Transporte,anteriores entregados según normativa ya establecida en la institución.a) El Responsable de Abastecimiento de Combustible,conlaayudade los motoristastanques de combustible de los vehículos en servicio en la gasolinerapara dejarlos listos para su funcionamiento el día siguiente.procederánrespectiva, preferiblementeallenar lospor la tardeviajes de larga distancia si fuese necesario se brindarán cupones adicionales al motorista odebiendoestos presentar la factura correspondiente. Todos los vehiculos están obligados a llevarempleado,una bitácora de los orígenes y destinos de viajes, el sello respectivo y efectuar la devolución de los cupones deb)Para loscombustibleutilizados, si fuese elnocaso.La cantidad de combustible para cada vehículo, se establecerá de conformidad al cilindraje de la unidad,ruta, cargay tipo de trabajo, de manera conjunta entre el Responsable de Abastecimiento de Combustibley elResponsable de Programación de Ruta. El abastecimiento de combustible a los vehículos, se haráinvariablemente, en los centros de servicios autorizados y exclusivamente al vehículo receptor, mediante elc)mecanismo establecido alcomomáximoy%comoefecto, cumpliendo las recomendaciones técnicas del fabricante: llenarel tanque %mínimo, para protección del sistema de alimentación de combustible.estrictamente prohibido, cargar combustible en galones, o cualquier otro recipiente que no sea eldelvehiculo, de igual manera extraer combustible de la unidad o solicitar Quedan. En los casos detanqueviolación a lo anterior, la persona responsable será sujeto del procedimiento administrativo correspondiente.d) Quedaregresar El Responsable de Abastecimiento de Combustible recibirá del motorista o empleado el Controlde Recorrido de Misión Oficial [FOL0 07), para verificar el consumo de combustibley proceder a la liquidacióne)Alcorrespondiente.4.)OBLIGACIONESLOS VEHICULOS(RESPONSABILIDADES)DE LOS MOTORISTASY/OEMPLEADOSHAGAN USO DENACIONALESobligaciones de los motoristas o empleados de la institución, respectoasignados para el cumplimiento de una misión, las siguientes:SonFecha de Emisión:QUE25]ulio 201 7Número de Revisión: 2de los vehículos que lesPágina6 de 10sean
CLA VE:”E'UL-º1PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICAUnidad de L OgísticaNunms Evrchnms PANA EL uso y cowaol.DELA FLDTA vcmch/ln DE LA rnatunnnmmnmuml. DE LA nn-vnuma) No permitir el uso del vehículo por terceras personas, sólo podrán ser conducidos por los motoristas oempleados a quienes se les haya asignado, siendo directamente responsables del uso que haga del mismo y deconservarlaenbuen estado.b] Queda prohibido transportar aa servicios particulares.personas quenoesténcumpliendoasuntos de carácterdestinarloc)El osqueselesunavezconcluidos los horariosdesignen,reglamentariasdedeberán concentrar dichas unidadesenespacios especificamente señalados paratal fin y ícomocumplidas lasde resguardode salida.d) Será responsabilidad del motorista, la conservación del vehículo asignado, por lo que se encargará deverificar que la unidad se encuentre en óptimas condiciones de limpiezay presentación, revisando diariamentelos niveles de refrigerante, lubricantes, presión de llantas, temperatura, asimismo efectuarreparacionesmenores en servicios deemergenciay en general todo lo que conduzca a la mayor seguridad de la unidad,e) Losmotoristas durante la jornadaInstitucióncon sucorrespondientelaboral, tienen la obligación de vestir el uniforme proporcionado por lade identificación, asi como tratar a los usuarios con respeto ycarnetcortesía.]) Siendo que la cantidad de vehículos es superior en relación al número de motoristas, cada uno seráresponsable dela limpieza y niveles de los vehículos, que para esosfines les asigne el Encargado de Transporte.g) Todos los motoristas o usuarios de los vehículos tienen la obligaciónfallas mecánicas que detectaran durante el uso del vehículo [FOLO 08)5.) DE LOS ACCIDENTES,En loscasosdede reportar demanerainmediata lasROBO 0 SINIESTROS YSEGUROSaccidente, roboosiniestro delvehículo, el motorista o empleado de la institución deberárealizarlo siguiente:a)Hacer del conocimiento inmediatolacompañía de seguros responsable de este servicio, así como a laPolicía Nacional Civil, para su conocimiento y atención; además de notificar inmediatamente los hechos alEncargado de Transporte de la Unidad de Logística Institucional FOLO 12, para que proceda a levantar el actaarespectiva, en la que conste el testimonio del involucrado, copia proporcionada por el ajustador de laCompañía Aseguradora y Parte Policial, para proceder a realizar el reclamo respectivo.b)Cuandoimposible reportar el accidente en forma inmediata, el conductor dispondrá como máximo dehoras, para rendir por escrito el parte del accidente, a la Unidad de Logística Institucional,utilizando el FOL0—12, sin perjuicio de haber dado aviso a la Compañía Aseguradoray la Policía Nacional Civilseaveinticuatrodeformainmediata.c) Quedaestrictamenteprohibido, al conductor del vehículo celebrar convenios con personas ajenas a lao propietarios de vehículos 0 dueños depropiedades que se dañenmotivodeaccidenteenelviaLporque implique el reconocimiento de su responsabilidady que éste se traduzcaen erogación para la institución. Por lo tanto, todo convenioque se suscriba a este respecto, solo podráaprobarse por la Coordinación General Administrativa previa autorización de la Procuradora General de lainstitución,en sucarácter de conductoresRepública.Fecha de Emisión:25]ulio 201 7Número de Revisión: 2Página7 de 10
CLA VE:”º”” PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICAUn ¡dad deLºgísticaNon sumcmms PAR/I EL usa vmnmm.nem rLu'm VEHICULAR nr: LA rnommoukmamm/IL DE LA nceunucnalgún vehículo, se vea involucrado en accidente, incidente o robo y no cuente conserá responsabilidad del conductor todos los gastos que se originen por pago dejustificada paradeducibleso reposición de la unidad.daños, reparaciones,En todos losd)casos encausaquesu uso,efectos de pago en cuanto a la reparación de daños y perjuicios, los conductores podrán celebrarla Unidad de Recursos Humanos, en coordinación con la Unidad Financiera Institucional, convenioseconómicos para deducir en forma programada el importe del pago antes mencionado, conforme a lasPara lose)concircunstancias de cada¡)caso.coalición ocurriese en circunstancias no imputables para el motorista o empleado, los gastosresarcimientode daños serán cubiertos por la institución en caso de no haber tercerosySi el siniestrodeejecuciónresponsables.oo usuario sea el responsable de los dañosy por voluntad propia desee sustituir aaccesoriosdañosen carroceria, lo podrá gestionar por cuenta propia siempre y cuando cumpla lasrepararycaracterísticas de los repuestos y la calidad de reparación. Para cuantías mayores donde presuntamente el9)Cuando el Motoristaresponsable por negligencia o descuido del desperfecto mecánico del vehículo, será remitido aResponsabilidades para que se autorice la reparación del vehículo y se continúede deducción de responsabilidades.conductoresComisión de Deducción deprocesolaelV. DISPOSICIONES GENERALESdisponer siempre de un vehículo para uso exclusivo de brindar asistencia a empleados que se quedeninmovilizados por problemas mecánicos estando en el desarrollo de sus misiones de trabajo, sin perjuicio delservicio de grúa que brinda la Compañía de Seguro.Se deberáregulan elEstas Normasnecesidad detengan bajouso y control de vehículos asignados a los motoristas y demás personal, que por laactividades de carácter oficial y de las operaciones de los procesos institucionales, utilicen oresguardo y cuidado vehiculos propiedad de la Procuraduría General dela República.sussuEn el caso de las Procuradurías Auxiliares al interior del pais, el responsable será, como hasta ahora,el Procurador Auxiliar con todas las responsabilidades inherentes al buen uso y control de la flotavehicularasignado.Los Procuradores Auxiliares serán loscopiadesuLicencia de Conducirde solicitar al personal autorizado para conducirlas cuales remitirá al Encargado de Transporte.encargadosvigente,propiedad de la Procuraduría General de la República o de bienes que se encuentrandela Institución, los efectos de este documento serán indistinto en todos los casoscomodatobajotodoslosvehículosyasignados deberán destinarse al uso oficial exclusivamente, por lo que es suficiente laacción ciudadana a en su caso, el señalamiento de autoridad en la que se denuncie el uso indebido de losPor tratarse de bienescustodiao envehículos, para iniciar el procedimiento de responsabilidad enPara el debidoInstitucionalacontradel infractor deestascontrol, operación y conservación de los vehículos de la PGR, la Unidad de LogísticaÁrea de Transporte, atenderán los requerimientos de vehículos, aspectos legales,través deldocumentales, y los servicios de mantenimiento y reparación de los vehículos propiedadbajocustodiadisposiciones.o enocomodato de la PGR.Fecha de Emisión: 25]ulio 2017Número de Revisión: 2Página8 de 10quese encuentran
CLA VE:”E'UL-º1PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICAU" Idad deTodos los vehículos seránreparadosenLºgísticatalleresNURMIIS Esrmmmx P/IIUI EL usa y EON1'RDLDELA FLO'I'II vrmcul./ R DE LA PnacumnunmcL—“Nan ue L/l nzrunumprivados, previa(UACI).Unidad de Adquisiciones y Contrataciones InstitucionalPara losefectos del presente :ala persona queseseentenderáleTodos los vehiculosasigneuncontratación del servicio emitido por lacomo:vehículopropiedad de lapropiedad de laPGR y los quesePGR.encuentrencomodato al servicio de la misma.bajocustodiaoenVI. MODIFICACIONES Y VIGENCIAEl presente Instructivo entrará en vigencia a partir de laefecto el anterior emitido con fecha 16 de Enero de 201 7fechadesuAPROBACIONLa Unidad dedejandosinPlanificación y Desarrollo Organizacional, tendrá la custodia física del original de estaNormativa, aprobado por el (a) Procurador(a) General de la República y será la Secretaría General,quien se encargará de divulgar su contenido a todas las ProcuraduriasAuxi/¡ares y demás UnidadesOrganizativas dela In5titución a nivel nacional.Aprobado por:ElizatCortezd'2'5 M 2017Fecha de Aprobación:Fecha de Emisión:25]ulio 201 7Número de Revisión: 2Página9 de 10
ELA VE:”E“"L'º1PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA”""de deLºgística::irsfºerizimízzf;zzzzm;zan a m:?ur1umVII. ANEXOSAnexo 1.FOLO-06 Solicitud de servicio de transporte de San SalvadorAnexo 2.FOL0-07 Control de recorrido de misiónAnexo 3.FOL0—08Anexo 4.FOL0-09 Acta de entrega de control del vehículoAnex05.FOL0 »10 Formato deAnexo 6.FOL0-11 Formulario deAnexo 7.FOLO-12Reporte de Accidente deAnexo 8.FOL0-13 Formulario Control de misionesAnexo9.FOLO-14 Solicitud deoficialReporte de Desperfectosy Fallas del automóvilEntrega de Cupones de Combustibleliquidaciónde combustibleTransitooficiales para díasy horas no hábilesTransporte Programado parausoexclusivo de Pracuradurías Auxiliares-.-. .Fecha de Emisión: 25 julio 201 7Número de Revisión: 2Página10 de 10
PROCURAD URLA GENERAL DE LA REPUBLICASOLICITUD DE SER VICIO DE TRANSPOR TEDE SAN SAL VADORFOLO—06FECHA DE SOLICITUD:UNIDAD SOLICITANTE:PERSONA QUE SOLICITA:FECHA DE SALIDA:HORA DE SALIDA:RUTAA CUBRIR:CON MOTORISTA SiNO(Nombredequien conducirá)CANTIDAD DE PERSONAS.Nombre, Firma y Sello de la Coordinación solicitante.AUTORIZADO POR:(ENCARGADO DEL AREA DE TRANSPORTE)Nombre, firma y SeiloDatos dei vehicquasignado:Marca:Cantidad de combustibleNo. delos cuponesKm. e y Firma dei responsable de combustibleen alNombre y firma del MotoristaoConductor
CLA VE: PROCURADURIA GENERAL DELA REPUBLICA "º'"L'º1 Unidad de Logística B'Si' 'áfffi521553f¡ 223 li% "ll i OB]ETIVO Establecer mecanismos de control sobre el uso de los vehículos asignados, con el propósito de garantizar la operatividad de laflota vehicular, su óptimo uso, resguardoyprotección de dichos bienes. [I. BASELEGAL a) Ley Orgánica de la Procuraduría General de .
