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MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDEPARTAMENTO DE CONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del FONARTVZG-PR-DC-300SEPTIEMBRE 2017

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-12 de 17MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASDEPARTAMENTO DE CONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del FONARTVZG-PR-DC-300SEPTIEMBRE 2017FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-13 de 17MAPA DE PROCESOS DE ALTO NIVELProceso:Recursos Financieros ContablesProcedimiento:Elaboración de Pólizas Contables del FONART.FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-14 de 17NOMBREElaboración de Pólizas Contables del FONART.OBJETIVOElaborar y codificar pólizas de egresos, ingresos y diario registrando los movimientos contablesde acuerdo al Catálogo existente y al Clasificador por Objeto del Gasto y obtenermensualmente los estados financieros correspondientes, para que se tengan todas las polzasen tiempo y forma.ALCANCEEste Procedimiento será observado por el personal que labora en el Departamento deContabilidad, toda vez que realiza los registros contables de las diversas operaciones querealiza el FONART.Personas que afecta:Personal que se encuentra adscrito al Departamento de Contabilidad.Áreas que afecta:Departamento de Presupuesto; y Departamento de Contabilidad.Actividades que afecta:Elaboración de las pólizas Contables.Exclusión:Las demás áreas administrativas que no están involucradas en esté procedimiento.FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-15 de 17REFERENCIAS Manual de Organización General del FONART, vigente; Normas de Información Financiera, emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigacióny Desarrollo de Normas de Información Financiera A.C., vigente; Manual de Contabilidad Gubernamental para el Sector Paraestatal Federal, vigente; y Clasificador por Objeto del Gasto, vigente.RESPONSABILIDADESDel Departamento de Contabilidad Recepción oportuna y correctamente la documentación generada por todas las unidadesadministrativas que integran al FONART; Verificar y autorizar la elaboración de pólizas, controlar la captura de estas en el sistemacontable mediante numeración progresiva del periodo correspondiente; y Custodiar el archivo de pólizas hasta en tanto no se envíen al área del archivo deconcentración.Del Personal de Apoyo del Departamento de Contabilidad Elaborar las pólizas de acuerdo al catálogo de cuentas y a la guía contabilizadora.Del Departamento de Presupuesto Remitir al Departamento de Contabilidad la documentación mediante los cortes diarios,para su registro contable.FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-16 de 17DEFINICIONESChequeEs el documento mercantil, aceptado como medio de pago, queemite y firma una persona (librador), para que una entidadfinanciera (librado) pague la cantidad consignada en el mismo a otrapersona (beneficiario).DOFYVDirección de Operaciones de Fondos y Valores de la TESOFE.FIELFirma Electrónica Avanzada.MovimientosSon transacciones financieras que realiza una persona en susBancarioscuentas bancarias.OperacionesTransacciones financieras que registra la entidad en el sistema deContablescontabilidad.PartidaConsiste en un movimiento contable que afecta a un mínimo dedos asientos o cuentas.Pólizas ContablesDocumentos en los que se asientan las operaciones contablesdesarrolladas por la entidad y toda la información necesaria para comprobantes que dan origen a su elaboración.Pólizas de EgresosSirven para registrar las operaciones contables que impliquenerogaciones o salidas de dinero para la entidad.Pólizas de IngresosContienen las operaciones contables de todo lo que implique unaentrada de dinero para la entidad.FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del FONARTPólizas de : V-17 de 17Sirven para registrar las operaciones contables que afectan elpatrimonio de la entidad, pero no representan un flujo de efectivopara la misma.Reporte AuxiliarDocumento generado del sistema contable que reporta losmovimientos generados.SaldoEl importe reflejado al cierre del periodo mensual.INSUMOSCortes diarios de cheques, comprobaciones y gastos; yCortes diarios de ventas.RESULTADOSMovimientos Auxiliares del Catálogo;Balanza de Comprobación; yEstados Financieros.INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOSDirección Comercial de Artesanías, envía los cortes diarios de ventas; yDepartamento de Presupuesto, envío de los cortes diarios de cheques y comprobaciones.POLÍTICAS Las pólizas que se elaboren deberán contener un folio consecutivo para cada mes y porclasificación de póliza (egresos, ingresos y diario); Las pólizas capturadas y que presenten errores, sólo podrán ser modificadas medianteautorización expresa del (a) Jefe (a) de Departamento de Contabilidad, quien deberásupervisar la corrección pertinente;FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del FONART CODIGO:TERCERAVZG-PR-DC-300HOMOCLAVE:PÁGINA: V-18 de 17El préstamo de pólizas a las diferentes Unidades Administrativas del FONART que lassoliciten deberá contar con la aprobación del (a) Jefe (a) de Departamento de Contabilidad; Las primeras ocho (8) pólizas de diario de cada mes, están reservadas para: la primera,para el registro de la depreciación mensual y las siete restantes para el registro de lasnóminas, cargas sociales y costo de ventas las cuales serán usadas por el (la) Jefe (a) deDepartamento de Contabilidad; El Departamento de Presupuesto es el único responsable de verificar la documentación delas operaciones realizadas y que debe contar con los requerimientos necesarios quejustifiquen las erogaciones realizadas, antes de ser remitida al Departamento deContabilidad, toda vez que este Departamento, tan solo realiza el registro contable; Las pólizas contables que se elaboren deberán contener la documentación soporte queavale las operaciones realizadas; El Departamento de Contabilidad deberá devolver vía oficio al Departamento dePresupuesto toda aquella documentación que no cumpla con los requerimientos necesariosque justifiquen las erogaciones realizadas, solicitando para ello la aclaracióncorrespondiente; En el registro de las operaciones se tomará en cuenta: el Plan de Cuentas, la GuíaContabilizadora, Instructivo para el Manejo de Cuentas, así como el Clasificador por elObjeto del Gasto; Es responsabilidad exclusiva del Departamento de Contabilidad el registro y emisión depólizas a través del Sistema Contable; Las pólizas deberán contar con la firma original de quien las elabora y con el Vo. Bo. del(a) Jefe (a) de Departamento de Contabilidad; y En lo que respecta al cómputo del tiempo de guarda y custodia de la documentación iniciaa partir del término del ejercicio contable en que se genera el registro. Tratándose dedocumentación que ampare gasto corriente e ingreso, su periodo mínimo de conservaciónes de cinco años; para la relativa a inversiones en activos fijos, obras públicas, así como laque sustente recomendaciones u observaciones de áreas fiscalizadoras por solventar,litigios pendientes y una vez concluidos éstos, será de doce años.FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO :Elaboración de Pólizas Contables del FONARTPÁGINA: V-19 de 17DESARROLLO DEL n de Pólizas Contables del FONARTUnidad Administrativa:Departamento de ContabilidadÁrea Responsable:Dirección de Administración y Finanzas Descripción de ActividadesPaso1UnidadAdministrativa/PuestoTitular del Departamentode Presupuesto / DirecciónComercial de ArtesaníasActividadEnvía el reporte de presupuesto ejercido con loscomprobantes de gastos, fichas de depósito,transferencias de recursos a los centros regionales,nominas, cheques y cuentas por liquidar certificadas,verificadas, aprobadas y registradas en el sistema decontrol presupuestal al Departamento de Contabilidad.Envía a la Dirección Comercial vía oficio los cortesdiarios de venta, facturas, fichas de depósito, reportesde consignación y los movimientos del almacén.234Titular del Departamentode ContabilidadPersonal Asignado delDepartamento deContabilidadPersonal Asignado delDepartamento deContabilidadRecibe documentación y verifica que la documentaciónrecibida sea correcta y esté completa (como soncomprobantes que cumplan con requisitos fiscales,sumas correctas, cuenten con codificación presupuestal,autorización), debidamente validada y registradapresupuestalmente.Documento deTrabajo (Clave)Cortes de cajadiarios delDepartamento dePresupuestoDuración1 díaCortes de ventaMulti-formatosMismodíaMulti-formatos1 díaSe pregunta si ¿la documentación recibida es correcta?Si la respuesta es:NO, ir al paso 4SI, ir al paso 5Devuelve la documentación a la Unidad Administrativadel FONART que la generó, indicando el error u omisióndetectada para que corrija o realicen las aclaracionescorrespondientes.Reiniciar el procedimiento en la actividad 156Personal Asignado delDepartamento deContabilidadClasifica la documentación para determinar el tipo depóliza a elaborar (ingreso, egreso o diario).Personal Asignado delDepartamento deContabilidadDesigna número de póliza en base al consecutivointerno, registrando en el archivo establecido para cadatipo de póliza.FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS1 díaMismodía

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO :Elaboración de Pólizas Contables del FONARTPÁGINA: V-110 de 17ProcedimientoVZG-PR-DC-300Elaboración de Pólizas Contables del FONARTUnidad Administrativa:Departamento de ContabilidadÁrea Responsable:Dirección de Administración y Finanzas Descripción de l Asignado delDepartamento deContabilidadActividadDocumento deTrabajo (Clave)DuraciónMulti-formatos1 díaElabora póliza en original, de acuerdo a ladocumentación soporte, asignado cuenta y subcuentasconforme al Catálogo de Cuentas y a la GuíaContabilizadora, en base a lo siguiente:Póliza de Ingresos: corte diario de venta y cortes Zgenerados por el sistema de inventarios, corte determinales bancarias, fichas de depósito, reporte detransacciones y facturación.Pólizas de Egresos: cheques, transferencias y cuentaspor cobrar certificadas generados por diversosconceptos como pago a proveedores, reembolsos,viáticos, compras, y apoyos artesanos.Pólizas de Diario: se realiza por conceptos diversoscomo registro de comprobaciones de gastos, viáticos,reclasificaciones, provisiones, estimaciones, etc.Revisa la póliza elaborada con la información de loscomprobantes que se reciben de las diferentesUnidades Administrativas.8Personal Asignado delDepartamento deContabilidadDe acuerdo a la revisión de la póliza se determinar:¿El registro es correcto?Multi-formatosSI, continuar con el paso 10.NO, continuar con el paso 9910Titular del Departamentode Contabilidad y PersonalAsignado delDepartamento deContabilidadRealiza la corrección o reclasificación según sea el casode la información y el error determinado para suposterior revisión.Titular del Departamentode Contabilidad y PersonalAsignado delDepartamento deContabilidadAutoriza el registro contable y la póliza generada, searchiva en carpeta conforme a su tipo de póliza y enforma consecutiva.Multi-formatosMismodíaMulti-formatos1 díaFIN DEL PROCEDIMIENTOFONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-111 de 17DIAGRAMA DE FLUJOProcedimientoVZG-PR-DC-300Elaboración de Pólizas Contables del FONARTUnidad Administrativa:Departamento de ContabilidadÁrea Responsable:Dirección de Administración y Finanzas Descripción de ActividadesFONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-112 de 17ProcedimientoVZG-PR-DC-300Elaboración de Pólizas Contables del FONARTUnidad Administrativa:Departamento de ContabilidadÁrea Responsable:DirecciónFinanzas Descripción de ActividadesFONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIASdeAdministracióny

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-113 de 17MEDICIÓNNo AplicaFORMATOS E INSTRUCTIVOSFORMATONOMBRE DEL FORMATONo aplicaTodos los formatos que se utilizan en este procedimiento los genera en automático el sistemade registro contable.FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-114 de 17SIMBOLOGÍASímboloRepresentaInicio o final del procedimiento: Señala el principio o terminación de unprocedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimientose anotará la palabra INICIO y cuando se termine la palabra FIN.Entrada/Salida: Cualquier tipo de introducción de datos en la memoriadesde los periféricos “entrada” o registro de la información procesada enun periférico “salida”.Proceso: Cualquier tipo de operación que pueda originar cambio de valor,formato o posición de la información almacenada en memoria, operacionesaritméticas de transferencia.Decisión: Indica operaciones lógicas o de comparación, dando comoposible respuesta “si” o “no”, según sea el caso.Salida: Por impresora, se utiliza también como documento.Conector: Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un ordinograma através de un conector en la salida y otro en la entrada.Línea de guiones: Es empleada para identificar una consulta, cotejar oconciliar la información; invariablemente, deberá salir de una inspección o----------------------actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos específicos ypuede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la línea continuase termina con una pequeña línea vertical.Línea continua: Marca el flujo de la información y los documentos omateriales que se están realizando en el área. Su dirección se maneja através de terminar la línea con una pequeña línea vertical y puede serutilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier actividad.Inspección: El cuadro es utilizado como símbolo de inspección,verificación, revisión o bien, cuando se examine una acción, un formato ouna actividad, así como para consultar o cotejar sin modificar lascaracterísticas de la acción o actividad.FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-115 de 17REGISTRO DE EDICIONES Primera edición (Enero de 2008), elaboración del Procedimiento Elaboración de pólizas. Segunda edición (Julio de 2014), actualización del Procedimiento Elaboración de PólizasContables. Tercera edición (Septiembre de 2017), actualización del Procedimiento Elaboración dePólizas Contables del FONART.DISTRIBUCIÓNEl original del Manual de Procedimientos se encuentra en resguardo de la Dirección deAdministración y Finanzas.Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera: Departamento de Contabilidad.APROBÓEl Manual de Procedimientos “Elaboración de Pólizas Contables del FONART” VZG-PRDC-300, es aprobado y validado en la Segunda Sesión Ordinaria del COMERI de fecha 12 deseptiembre de 2017.FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-116 de 17ELABORÓL.C. Arisbet García ReyesJefa del Departamento de ContabilidadFONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

VERSIÓN:PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DECONTABILIDADElaboración de Pólizas Contables del : V-117 de 17VALIDÓM. en A. P. Liliana Romero MedinaDirectora General del Fondo Nacional para el Fomento de las ArtesaníasMtra. L. Adriana Cámara CastánDirectora de Administración y Finanzas yPresidenta del Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI)FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANIAS

En el registro de las operaciones se tomará en cuenta: el Plan de Cuentas, la Guía Contabilizadora, Instructivo para el Manejo de Cuentas, así como el Clasificador por el Objeto del Gasto; Es responsabilidad exclusiva del Departamento de Contabilidad el registro y emisión de pólizas a través del Sistema Contable; .