WIXLIB

TÜV SÜDIN-HOUSE TRAININGISO 9001:2015 AWARENESSBPOM –RIDecember 28th, 2016By David SutrisnoTÜV SÜD16-01-01TÜV SÜD Corporate presentation1. Management System Documentation2. ISO 9001:20151

Objective1. Memahami konsep sistem manajemen &dokumentasi berbasis ISO2. Memahami perubahan persyaratan ISO 9001dari versi 2008 ke versi 2015 serta dampaknyaterhadap sistem manajemen yang telahditetapkanTÜV SÜD PSB09.00 – 12.0012.00 – 13.0013.00 – 16.002

BAB 1MANAGEMENT SYSTEM DOCUMENTATIONTÜV SÜD IndonesiaSlide 5DAFTAR ISI1.2.3.4.5.6.7.8.Dokumentasi Sistem ManajemenPembuatan DokumenProsedurInstruksi & Standar KerjaFormulirFungsi DokumentasiPengendalian DokumenSistem Manajemen MutuTÜV SÜD IndonesiaSlide 63

1. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMENDokumentasi Sistem Manajemen :sekumpulan panduan, instruksi atausejenisnya yang dibuat tertulis dalamformat yang terstruktur untukmenjelaskan suatu kebijakan, prosesatau kegiatan dalam pengelolaanorganisasiTÜV SÜD IndonesiaSlide 71. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMENPetunjuk TeknisStandar KerjaWorking StandardTÜV SÜD IndonesiaSlide 84

1. DOKUMENTASI SISTEM bakaranPenggunaanAlat urchase n CutiTÜV SÜD IndonesiaSlide 9TÜV SÜD IndonesiaDokumentasi ISOSOP1. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMENPedoman /Kebijakan nerapan suatu sistem (Misal :pedoman Penanganan Asset)Prosedur Dokumen yang menjelaskan alurkerja yang melibatkan beberapabagian atau fungsi (Misal : prosedurPembelian)Instruksi /StandarKerja Dokumenyangmenjelaskanlangkah–langkah dalam melakukansuatu aktivitas tertentu yang spesifik(Misal : instruksi PengoperasianGenset)Slide 105

1. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMENMANUALPROCEDUREWORKINGINSTRUCTION /STANDARDFORMData, catatan atau laporan suatuproses / kegiatanTÜV SÜD IndonesiaSlide 112. PEMBUATAN DOKUMENStruktur Organisasi: alur instruksi,pengawasan,pelaporan &koordinasiJob Description :pembagian tugas,tanggung jawab &wewenang pelakuprosesPersyaratanJabatan : datakompetensi pelakuprosesDokumentasiSistemManajemenTÜV SÜD IndonesiaSlide 126

2. PEMBUATAN DOKUMENTOPMANAJEMENPenetapan KebijakanProses BisnisReview & EvaluasiKinerja OrganisasiMANAJEMENPenetapan KebijakanOperasional (DSM)Review & EvaluasiKinerja ProsesOPERASIONALPelaksanaTÜV SÜD IndonesiaSlide 132. PEMBUATAN DOKUMENKepala BalaiKepala BidangPengujianKepala SeksiTeranokokoPenyeliaKepala SeksiPangan & B2PenyeliaTÜV SÜD IndonesiaKepala BidangPemdikKepala iologiKabidPengujianKepala BalaiPenyeliaKasiePengujianKasiePangan & B2KabidPengujianKabidPemdikKepala BalaiSlide 147

3. PROSEDURKONSEP DASAR : SIAPA MELAKUKAN APANOPELAKUKEGIATANKata Adm sudahdiserahkan tapi kataStaff belum pernahterima1AdministrasiMenerima surat komplainMenyerahkan ke Staff2StaffMempelajari surat komplainMelakukan analisa & membuat rencana tindaklanjutMeminta persetujuan Manajer3ManajerJika setuju, mengesahkan rencanamenyerahkannya kembali ke Staff&Rencana tindaklanjut sering tidaklengkapTÜV SÜD IndonesiaSlide 153. PROSEDURKONSEP VERIFIKASI KESESUAIAN :SIAPA MELAKUKAN APA & DI MANA BUKTI DILAKUKANNYAKEGIATAN Diterima tanggalNOPELAKU1AdministrasiMenerima surat komplainMenyerahkan ke Staff2StaffMempelajari surat komplainRekap KomplainMelakukan analisa & membuat rencana tindak Analisa KomplainlanjutAda komplainsebulan baruMeminta persetujuan Manajer1, diserahkantanggal 4CATATANBuku PenerimaanTanda Terimadianalisa3ManajerTÜV SÜD IndonesiaJika setuju, mengesahkan rencanamenyerahkannya kembali ke Staff& Analisa KomplainSlide 168

3. PROSEDURKONSEP VERIFIKASI EFEKTIVITAS :SIAPA MELAKUKAN APA, DI MANA BUKTINYA& ADA TARGETNOPELAKU1AdministrasiMenerima surat komplainMenyerahkan ke Staff2StaffMempelajari surat komplainRekap KomplainMelakukan analisa & membuat rencana Analisa Komplaintindak lanjutMeminta persetujuan Manajer3ManajerKEGIATANCATATANTARGETBuku PenerimaanTanda Terima1 hariJika setuju, mengesahkan rencana & Analisa Komplainmenyerahkannya kembali ke StaffTÜV SÜD Indonesia3 hari2 hariSlide 173. PROSEDURA. Perencanaan & Persiapan Seleksi KaryawanPejabat Terkait1. Merencanakan kebutuhan karyawandengan mengisi form PermintaanPenambahan Karyawan (FM-PS-01).2. Mengajukan permintaan ke ManajerPersonalia.Manajer Personalia3. Bersama General Manager meninjaupermintaan penambahan karyawanberdasarkan kepentingannya & memintapersetujuan Direktur.4. Memberitahukan keputusan permintaankaryawan ke Pejabat Terkait.5. Jika disetujui, menginstruksikan StaffPersonalia untuk memenuhi permintaanpenambahan karyawan.TÜV SÜD orWarehouseManajerPurchasingKEGIATAN1. Menyusun jadwal &checklistuntukpemeliharaan mesin2. Menginformasikankebutuhan spare part kegudang3. iMaintenance4. Mengajukan permintaanpembelian ke Purchasingjikastocktidakmencukupi5. Melakukanprosespembelian spare partsesuai ance CheckListFM-WH-01 : KartuStockFM-PC-01PermintaanPembelian:PS-06 : ProsedurPembelianSlide 189

3. PROSEDURTÜV SÜD IndonesiaSlide 193. PROSEDURTÜV SÜD IndonesiaSlide 2010

4. INSTRUKSI KERJA & STANDAR KERJAInstruksi Kerja Urutan langkah-langkah kerja, misal IK Pengukuran Kadar Air,IK Penggunaan pH-meter dllStandar Kerja Daftar, tabel, spesifikasi, ketentuan dll yang dijadikan referensi /acuan dalam melakukan kegiatan / proses, misal StandarPengambilan Sampel, Penanganan Kerusakan Alat dllPraktis &RingkasTidak Bias, Jelas& MudahDimengertiIsi bebas sesuaikebutuhan :gambar, foto dllTÜV SÜD IndonesiaSlide 214. INSTRUKSI KERJA & STANDAR KERJA1.Periksa kondisi air di tangki pencucian2.Periksa kondisi material yang akan dicuci3.Lakukan pencucian4.Periksa hasil pencucian & laporkan keSupervisor jika terjadi penyimpangan5.Catat hasil pencucianTÜV SÜD IndonesiaSlide 2211

4. INSTRUKSI KERJA & STANDAR KERJA1.Pastikan air di tangki pencucian memiliki pH 6-8 setiap 30menit2.Pastikan kesesuaian material yang akan dicuci denganKartu Proses-nya3.Lakukan pencucian sesuai Standar Pencucian Produk (STPR-01)4.Periksa hasil pencucian & laporkan ke Supervisor jikaterjadi penyimpangan seperti : warna berubah, warnabelang, masih ada noda ataupun tulisan / sticker yanglepas5.Catat hasil pencucian pada Laporan Pencucian (FM-PR-05)TÜV SÜD IndonesiaSlide 235. FORMULIRDiperlukan untuk sumber data, bukti kegiatan,ketelusuran, bahan evaluasiFormat disesuaikan dengan kompetensiPengisi & kondisi saat pengisianData / informasi yang diminta seminimummungkin sesuai kebutuhanFormat Pengesahan : sesuai hirarki struktur,sesuai urutan proses, sesuai kepentingan,ada identitas jabatanTÜV SÜD IndonesiaManagement System DocumentationSlide 2412

6. FUNGSI DOKUMENTASI1.Dari dulu tidak ada dokumen,tetap jalan bisnisnya2.Yang penting hasilnya, buat apaada dokumen3.Dokumen bikin proses jadikaku, tidak fleksibelTÜV SÜD IndonesiaSlide 256. FUNGSI DOKUMENTASIJELASMENCAKUPSEMUA PROSESPENTINGTÜV SÜD IndonesiaDETAILAcuan KerjaBahan PelatihanReferensi jikaada MasalahDasar Audit(BuktiPemenuhan)LENGKAPSESUAIPERSYARATANSlide 2613

6. FUNGSI DOKUMENTASI1. Disusun sesuai selera yang membuat tanpamempertimbangkan “siapa” Penggunanya2. Dibuat sekedar pemenuhan persyaratan /tugas : asal ada, secara umum, prosesyang sederhana3. Tidak ada kejelasan pemeliharaannya :hanya jika ada temuan audit ataumenjawab komplainTÜV SÜD IndonesiaSlide 276. FUNGSI DOKUMENTASI1. Format yang ringkas sesuai kebutuhan2. Bahasa singkat jelas (tidak bertele-tele)3. Integrasi antar sistem1. Detail sesuai kegiatan aktual2. Jelas penanggung jawab kegiatan & kebutuhan catatan3. Lengkap mencakup kegiatan rutin ataupun non rutin1. Ada koordinasi antar fungsi dengan MR setiapperubahan proses2. Ada pemeriksaan rutin terhadap kesesuaian dokumenTÜV SÜD IndonesiaadaSlide 2814

6. FUNGSI DOKUMENTASIDOKUMEN YANG EFEKTIFSaat mauSaat mau mencarimemastikandata suatu prosesbagaimana di mana, kapan,seharusnya . PIC, siapa, apa hasilnyastandar, urutan dlldllTÜV SÜD IndonesiaSlide 297. PENGENDALIAN DOKUMENDokumen ini punyasiapa ?Ini masih berlaku atausudah ada yang baru ?Kapan dokumen inimulai diberlakukan ?Saat revisi, bagaimanamemastikan semua yangterkait tahu ada yang baru ?Ini sudah semuanyaatau masih adalembar lain ?Saat revisi, bagaimanamemastikan dokumen lamasudah tidak dipakai lagi ?TÜV SÜD IndonesiaSlide 3015

8. SISTEM MANAJEMEN R PROSES PENTINGyang HARUS �DSÜDIndonesiaPSBSlide 31Bab 2ISO 9001:2015TÜV SÜD IndonesiaRev-1 (20 August 2016)Slide 3216

The Evolution of the ISO 9001 Standards19871st Rev :19942nd Rev : 20003rdRev : 20084th Rev : 2015TÜV SÜD Indonesia1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.Write What You DoDo What You WriteCompetencyRisk ApproachScopeNormative ReferencesTerms & DefinitionsContext of the ormance EvaluationImprovementTÜV SÜD IndonesiaSlide 33Rev-1 (20 August 2016)Rev-1 (20 August 2016)ISO 9001:20081. Scope2. Normative References3. Terms & Definitions4. Quality Management System5. Management Responsibility6. Resource Management7. Product Realization8. Measurement, Analysis & ImprovementSlide 3417

Clause 4: Context of the Organization4 Context of the Organization4.1 Understanding the organization& its context4.2 Understanding the needs &expectations of interested parties4.3 Determine the scope of theQuality Management System4.4 Quality Management SystemTÜV SÜD IndonesiaRev-1 (20 August 2016)Slide 354.1 Understanding the Organization & its ContextOrganisasi harus :1) Menetapkan isu internal & eksternal yang : relevan dengan tujuan & arah strategisnya dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untukmencapai hasil yang diinginkan2) Memantau & meninjau informasi tentang isu internal &eksternal tersebutIsu internal : nilai, budaya, pengetahuan & kinerja organisasiIsu eksternal : hukum, teknologi, persaingan, pasar, kebudayaan, sosial& ekonomiIsu bisa berupa faktor atau kondisi yang positif ataupun negatifTÜV SÜD IndonesiaRev-1 (20 August 2016)Slide 3618

4.1 Understanding the Organization & its ContextBAGIAN / PROSES /FUNGSI KEGIATANTÜV SÜD IndonesiaISUDAMPAK - DAMPAK jikajika tidakdikontrol dikontrolSlide 37Rev-1 (20 August 2016)4.2 Understanding the Needs & Expectations of Interested PartiesOrganisasi harus menentukan pihak-pihak yang berkepentingan dengan kinerjaorganisasi menentukan persyaratan yang relevan dari pihak-pihak tersebut memantau & meninjau informasi terkait kedua hal di atasInterested PartiesTÜV SÜD stributorsTrade UnionsPartnersContractorsAssociation iersCitizenRev-1 (20 August 2016)Slide 3819

4.2 Understanding the Needs & Expectations of Interested PartiesINTERESTED PARTIESNEEDS & EXPECTATIONKaBadan POMIndikator kinerja tercapai sesuai targetBiro Roren Seluruh DeputiKetepatan waktu pengisian SIPTPemerintan DaerahKomunikasi yang harmonisPihak ke-3Pengujian tepat waktu & akuratKepolisianKesediaan & keakuratan keterangan Ahli MasyarakatSupplierTÜV SÜD IndonesiaRealisasi anggaran sesuai targetPelaporan indikator kinerja setiap 3 bulanInformatifSigap dalam menangani pengaduanTegas dalam penindakanKejelasan kontrak kerjaPembayaran tepat waktuRev-1 (20 August 2016)Slide 394.3 Determine the Scope of the QMS Organisasi harus menetapkan batasan penerapan SMMdalam organisasi Organisasi harus menerapkan semua persyaratan ISO 9001yang berlaku dalam ruang lingkup yang telah ditentukan Ruang lingkup harus :- mencantumkan tipe produk & jasa yang dicakup- memberikan justifikasi untuk persyaratan yang tidakdiberlakukan (“not applicable”)- tersedia & dipelihara sebagai informasi terdokumentasiTÜV SÜD IndonesiaRev-1 (20 August 2016)Slide 4020